Jak zbudować system księgowy, który naprawdę urośnie razem z międzynarodową firmą

Jeśli firma działa w jednym kraju, finanse są stosunkowo proste. Jeden urząd skarbowy, jedna waluta, zasady płacowe, które znasz na pamięć. Potem otwierasz konto za granicą, zatrudniasz kogoś w Niemczech albo zaczynasz wystawiać faktury w trzech walutach i wszystko szybko się komplikuje.

Często widzimy, że founderzy zbyt długo trzymają się pierwotnego rozwiązania. Więcej arkuszy, więcej ręcznych kontroli, a potem przeoczony termin albo trudna kontrola wymuszają przebudowę całego systemu. Jeśli planujesz ekspansję i chcesz zachować kontrolę nad zapleczem finansowym, pomogą Ci cztery kroki.

1. Przestań traktować każdą spółkę jak osobną wyspę

Gdy działasz w kilku krajach, prawie na pewno pojawi się więcej niż jeden podmiot prawny. Czasem wynika to z kwestii podatkowych, czasem lokalne prawo pracy po prostu tego wymaga. Jeśli każda spółka prowadzi własne, odrębne księgi, zarząd zostaje z poważnymi białymi plamami. Potrzebujesz skonsolidowanego obrazu, który nie pochłania tygodni pracy na koniec każdego kwartału.

Kilka rzeczy trzeba ustawić od razu poprawnie:

• Waluty, od pierwszego dnia. Dla celów podatkowych w Polsce stosuje się zwykle średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji. Różnice kursowe to nie jest księgowy szum. To realny przychód lub koszt, który wpływa na podatek. System powinien sam dobierać właściwy kurs i prawidłowo księgować różnice.
• Przepływy między własnymi spółkami. Podział wspólnych kosztów czy opłaty za zarządzanie między spółkami zależnymi brzmią niewinnie, ale organy podatkowe przyglądają się takim transakcjom bardzo uważnie. Prowadź przejrzystą dokumentację, przestrzegaj przepisów o cenach transferowych i dbaj o to, by każdą płatność dało się prześledzić.
• Skonsolidowany raporting bez dziesięciu plików Excela. Jeśli nie jesteś w stanie powiedzieć, ile gotówki ma dziś cała grupa, bez łączenia arkuszy, to system nie działa.

2. Uporaj się z podatkami transgranicznymi, zanim zamienią się w kary

Przepisy podatkowe nie zwracają uwagi na to, jak szybko rośniesz. Działalność w kilku krajach sprawia też, że łatwiej stać się celem kontroli, zwłaszcza tam, gdzie obowiązują rygorystyczne zasady VAT. Firmy, które radzą sobie z tym najlepiej, wbudowują kontrolę podatków w comiesięczne zamknięcie miesiąca. W Polsce jest to naturalne, bo raportowanie VAT (JPK_V7M) i zaliczki na CIT są zazwyczaj miesięczne. Przegląd sytuacji podatkowej raz w miesiącu jest lepszy niż niespodzianki raz w roku.

VAT. Sprzedaż usług cyfrowych lub towarów klientom z innych krajów UE może wygenerować obowiązki w zakresie VAT szybciej, niż się spodziewasz. W przypadku sprzedaży B2C usług cyfrowych i sprzedaży wysyłkowej towarów procedura unijna OSS (One-Stop Shop) pozwala rozliczyć i zapłacić VAT należny w innych państwach członkowskich w jednej deklaracji, bez rejestracji w każdym z nich. Do 10 000 EUR rocznie sprzedaży transgranicznej w UE nadal możesz naliczać polski VAT. Powyżej tego progu stosuje się OSS. W sprzedaży B2B zwykle obowiązuje odwrotne obciążenie. Oprogramowanie musi też od początku generować wymagane formaty: plik JPK_V7M w Polsce oraz, od 2026 roku, obowiązkowe e-faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Ceny transferowe. Załóżmy, że centrala płaci spółce zależnej za prace rozwojowe lub marketingowe. Potrzebujesz metody ustalania ceny, którą obronisz przed organem podatkowym. W Polsce dokumentacja cen transferowych jest obowiązkowa, gdy transakcje z podmiotami powiązanymi przekraczają 10 mln zł rocznie (transakcje towarowe i finansowe) lub 2 mln zł (usługi). Raport TPR należy złożyć do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Jeśli organ uzna, że zyski są przesuwane poza jego kraj, trzeba się liczyć z oporem.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wiedza o tym, gdzie firma ma rezydencję podatkową, pomaga uniknąć dwukrotnego opodatkowania tych samych dochodów, opłat czy dywidend. W Polsce w praktyce liczą się dwie kwestie. Po pierwsze, aby zastosować obniżoną stawkę z umowy do dywidend, odsetek lub należności licencyjnych, zazwyczaj potrzebny jest certyfikat rezydencji odbiorcy. Bez niego stosuje się pełną stawkę podatku u źródła (WHT). Po drugie, jeśli polska sp. z o.o. jest faktycznie zarządzana z zagranicy (lub odwrotnie), pojawia się ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej.

3. Połącz systemy i przestań robić wszystko ręcznie

Zespoły księgowe rzadko toną podczas międzynarodowego rozwoju dlatego, że za mało pracują. Zwykle problemem jest nadmiar pracy ręcznej. Ręczne dopasowywanie rachunków czy przepisywanie liczb z faktur i wyciągów bankowych do księgi sprawdza się przy małym wolumenie, a potem przestaje działać.

Pierwszym krokiem jest zebranie wszystkiego w jednym centralnym systemie. Prawdziwą różnicę robi dopiero połączenie go z resztą narzędzi: automatyczny import wyciągów bankowych, integracja z KSeF, powiązanie z systemami do rozliczania wydatków i płac.

Szczególną uwagę warto zwrócić na płace. Samodzielne prowadzenie list płac dla osób w Polsce, Niemczech, USA i innych krajach oznacza żonglowanie różnymi zasadami emerytalnymi, przepisami prawa pracy i obowiązkowymi potrąceniami. Lokalni dostawcy usług płacowych, którzy przekazują dane bezpośrednio do głównej księgi, zdejmują z Ciebie dużą część pracy i pomagają zachować zgodność z przepisami. Incite prowadzi HR i płace w Polsce, więc możemy to wziąć na siebie.

4. Wprowadź kontrole, zanim zapytają o nie audytorzy, banki lub inwestorzy

Gdy zespół rozproszony jest po kilku krajach, nie da się już osobiście pilnować każdej płatności. Tę rolę muszą przejąć kontrole wewnętrzne. Dobre kontrole to nie biurokracja dla samej biurokracji. Chronią gotówkę firmy. Podstawy:

• Osoba zatwierdzająca fakturę nie powinna być tą, która wykonuje przelew.
• Ustal limity akceptacji zależne od wysokości płatności.
• Prowadź przejrzystą, cyfrową dokumentację każdej transakcji.
• Przed zapłatą faktury powyżej 15 000 zł sprawdź rachunek bankowy kontrahenta na białej liście podatników VAT. Jeśli tego nie zrobisz, wydatek może nie stanowić kosztu uzyskania przychodu, a Ty możesz ponosić odpowiedzialność za VAT sprzedawcy.

Nic z tego nie jest skomplikowane, a zmniejsza ryzyko oszustw, zapobiega podwójnym płatnościom i znacznie ułatwia życie, gdy biegły rewident, bank lub inwestor chce zajrzeć do ksiąg.

Kiedy warto skorzystać z zewnętrznego wsparcia finansowego

Większość średnich firm wchodzących na nowe rynki nie potrzebuje, i nie powinna za to płacić, pełnoetatowego senior finance w każdym kraju. Jednocześnie poleganie wyłącznie na podstawowej lokalnej księgowej oznacza, że nikt nie doradza w sprawie struktury podatkowej ani zarządzania gotówką.

W takiej sytuacji dobrze sprawdza się wyspecjalizowane wsparcie księgowe i zewnętrzny CFO (dyrektor finansowy w modelu niepełnoetatowym). Dostajesz doświadczone doradztwo w zakresie struktury transgranicznej, relacji z bankami i regulacji, bez kosztu pełnoetatowego menedżera, dopóki ekspansja jest jeszcze na wczesnym etapie. Incite oferuje to w ramach usługi External CFO.

Proste rozwiązania na każdym etapie rozwoju

Dobry system księgowości międzynarodowej nie wymaga najdroższego oprogramowania ani skomplikowanych procesów. Potrzebny jest przejrzysty, powtarzalny sposób obsługi pieniędzy, podatków i raportowania, żeby zespół mógł poświęcić czas na rozwój biznesu.

Jeśli rozwijasz się za granicą i chcesz praktycznej pomocy we wdrożeniu takiego systemu, Incite świadczy usługi księgowe, HR i płacowe, doradztwo podatkowe oraz usługi zewnętrznego CFO w Polsce. 

Umów konsultację